出願・面接前に目を通しておきたい資料をご紹介 ――事業報告書と自己点検・自己評価報告書で「学校の今」を読む

事務職員として採用されるには、その大学・学校のことをよく知っておく必要があります。大学のホームページを見て情報を収集することになるわけですが、実はもう一歩踏み込んだ情報があるんです。学校法人が公表している事業報告書と自己点検・自己評価報告書の二つです。この二つを読むことで、その大学が今何をしようとしているのか、これからどこに向かおうとしているのか、そして何を課題として考えどう解決しようとしているのかなどが驚くほど見えてくるのです。

事業報告書から読み解く「財務と戦略の今」

事業報告書は、その年度に学校法人がどのような教育活動や事業を行い、その結果がどうだったのか、財務状況がどうなったのかがまとめられた文書です。一般企業にも同じような事業報告書があると思いますが、同じようなものだと考えてよいでしょう。

注目したいのは学生募集の状況と財務の安定性です。入学定員に対して実際に何人の学生が入学しているか（入学定員充足率）を確認することで、その学校の経営状況が見えてきます。定員割れが続いている学校は、財政健全化が至上命題となっており、学生・生徒確保への注力度合いが高い職場であると考えられます。今はどこの学校もそうですけどね。事務職員においてもそれは例外ではなく、常に高い経営意識をもって事務業務に従事することを求められることになってきます。むしろ経営状態がいい学校ほど、教職員の経営意識が高かったりする場合もありますが……

さらに、事業報告書には中長期計画について言及されている場合がほとんどです。「この学校が3〜5年後に何を実現しようとしているのか」、10年後をどう見据えて今から何を準備しているのか、といった経営の意志が読み取れます。新学部や新学科の設置、キャンパス整備、国際化やDXのさらなる推進といった学校の方向性と自分の長所と重ね合わせれば立派なアピール材料になってくるわけです。単に自分の長所や過去の実績に触れるだけではなく、学校が進もうと考えている道と重ね合わせることで合理的で納得感のあるアピールにつなげることができそうです。

自己点検・自己評価報告書で読み解く「課題と本音」

もう一つの重要資料が自己点検・自己評価報告書です。これは一人称で書かれた事業報告書とは少しカラーが異なる資料であり、学校が自分自身を客観的に評価するために作成しているものです。ですから、自分の強みに触れるだけではなく、弱み、つまり改善すべき課題がそっくりそのまま言語化され掲載されていることが多いです。

事務職員を目指す人が特に読んでおきたいのは、事務組織に関する記述です。「事務職員の専門性向上と経営参画が課題」「SD（スタッフ・ディベロップメント）研修のさらなる充実が必要」「就職支援体制の強化が必須」といった、学校が何に困っているのかがそのまま記述されている資料となっています。これは言い換えると「この学校はどんな人材を必要としているか」を学校が教えてくれているようなものですね。

教員が研究活動に専念できるように「DXによる教員負担軽減施策の企画と実施が喫緊の課題」と明記している学校であれば、ICTセンターや経営企画の業務に重きが置かれている、あるいはこれから重点化しようとしている状況にあると推測できます。先にも書いたように、自分のこれまでのキャリアと得意分野が学校の課題とどう結びつくかを考え、志望動機や面接での回答に反映させることで、説得力のある自己アピールが可能になります。

なぜ学校法人はこれらの資料を公開しているのか

法律によって公開することが義務付けられているからです。特に私立学校法の改正（2023年）により、昨今の学校法人ではガバナンス強化と情報公開が以前にもまして強く求められています。事業報告書については以前から作成義務がありましたが、近年では財務情報だけでなく事業内容、中長期計画の進捗、リスク情報なども含めた内容が求められています。

自己点検・自己評価報告書は、大学設置基準によって大学に作成・公表が義務付けられています。自己だけではなく、第三者評価も定期的に実施されています。これは大学が自ら行う「自己点検」が妥当かを、文科相認定の外部機関が客観的に審査する制度です。学校教育法に基づき、全大学は7年以内に一度受審する義務があり、こちらの資料も非常に興味深いので参考にすることをお勧めします。

これらの資料は「外部に見せるために整えた建前」ではなく、法令上の義務として作成した真に実態に近い記録です。採用パンフレットのような華やかさはありませんが、だからこそ学校の今を読み解くことができるわけです。

資料はどこで入手できるのか

これらの資料は、各大学のウェブサイト、または学校法人のウェブサイトで公開されていることがほとんどです。大学であれば「情報公開」「IR」「法人情報」といったカテゴリーで掲載されています。Googleなどで「○○大学　自己点検」などで検索すると見つかりやすいと思います。

まとめ――「読んだ人」と「読まなかった人」の差は大きい

事業報告書は読んでいるとしても、自己点検・自己評価報告書にまで目を通している応募者は決して多くはないと思っています。「貴学の自己点検評価書によると○○が課題と書かれていましたが、私の前職の△△という実績とスキルを活かせると思います」といった需要と供給を意識した発言を面接の場で行うと、面接官に「この人はちゃんと調べてきた」という好印象を残すことができるはずです。

ここで紹介した資料はその学校の真なる声です。ぜひ出願前や面接前の必読資料として目を通すようにしてみてください。面接にも自信をもって臨めると思います。